فضای لازم برای بایگانی سوابق و مدارک با توجه به حجم این اسناد و مدت زمان نگهداری آن ها تعيين می گردد.
بطور مثال آزمایشگاه ها می بایست تمامی نتایج بيماران و سوابق کنترل کيفی را حداقل تا یکسال نگهداری نمایند.
در عین حال، مدت زمان نگهداری سوابق بانک خون طولانی تر می باشد.
بایگانی می تواند بصورت کاغذی یا فایل های کامپيوتری باشد.
درصورتيکه بایگانی کاغذی باشد جمع آوری و نگهداری سوابق دور از آزمایشگاه و تحت شرایطی که دسترسی به آن ها در صورت لزوم ممکن باشد، امکانپذیر است ولی باید اقدامات لازم جهت جلوگيری از دور ریختن تصادفی آنها انجام گيرد.
نگهداری اسناد کاغذی در کمدهای نگهداری اسناد مقاوم در برابر گسترش آتش توصیه می گردد.